De Liberale Mutualiteit vroeg Uniway om hun website te vernieuwen en te integreren in Sharepoint. Lokale afdelingen werkten immers met uiteenlopende systemen en maakten controle en contentbeheer onmogelijk. Dus besloot de Liberale Mutualiteit om de koppen bij elkaar te steken.

Gezond vertrouwen

Uniway heeft ervaring met verschillende mutualiteiten en wilde de opgedane kennis graag aanwenden voor de Liberale Mutualiteit. De Socialistische Mutualiteit gaf zonder problemen toestemming om het technische framework, dat het samen met Uniway had ontwikkeld, ook in te zetten voor de Liberale Mutualiteit.

In het kader van de slogan ‘gezond vertrouwen’, trok de Liberale Mutualiteit dit project nog verder open. “Zij deden een oproep in de verschillende regio’s om elk een afgevaardigde naar de vergaderingen over de website te sturen”, zegt Christophe Heureux, projectverantwoordelijke bij Uniway.

Verschillende stemmen, verschillende nuances

Uniway luisterde naar de verschillende noden en verzuchtingen over de huidige website – vooral contentbeheer bleek een probleem – en zocht mee naar een uniforme oplossing. De nieuwe website werd uitgebreider, er kwamen nieuwe tools en ook de gebruiksvriendelijkheid werd aangepakt. Het verschil tussen de regionale systemen werd grotendeels opgelost door een integratie in een uniform Sharepoint-systeem, dat regio’s toelaat eigen accenten te leggen maar het geheel overzichtelijk en transparant houdt.

De handen in elkaar

Voor u enthousiast een groot team bijeenroept voor uw volgende project, willen we graag volgende tips meegeven:

-          Bereid alle deelnemers goed voor. Leg hen uit wat de doelstelling is en wat de beperkingen/mogelijkheden zijn. Laat hen ook onderling overleggen om de wensen in kaart te brengen én prioriteiten te bepalen. Laat iedereen duidelijke input geven voor je met een externe partij gaat samenzitten.

-          Iedereen brengt zijn of haar eigen ervaringen mee, maak hier dan ook gebruik van om uiteenlopende hindernissen te voorspellen en proactief te werk te gaan.

-          Weet dat je toegevingen zal moeten doen en beslis op voorhand hoever je hierin kan en wil gaan. De bedoeling is immers het hoofddoel te behalen zonder de lokale grieven te negeren.

-          Houd iedereen zo veel mogelijk op de hoogte. Zo komt niemand voor verrassingen te staan. Vermijd hierbij wel dat men bij elke stap nieuwe input gaat geven. Deel mee wat er al is gebeurd en wat er nog gaat gebeuren, geef richtlijnen over hoe je wil dat je medewerkers reageren. Open communiceren over wat kan en niet kan, is bij een dergelijk project cruciaal.