Tegenwoordig zijn sociale media zodanig geïntegreerd in ons leven, dat we denken te weten hoe wij hiermee om moeten gaan. Helaas is niets minder waar, dat heeft Mic Adam ons duidelijk gemaakt tijdens de workshop over social media policy. Deze workshop, georganiseerd door Comeos, gaf ons meer inzicht in het gebruik van sociale media met betrekking tot het bedrijf.

De bekendste sociale media zijn Facebook, Twitter en LinkedIn. Hier blijft het echter niet bij. Het aantal bestaande sociale mediaplatformen is enorm, want zelfs Wikipedia is een vorm van sociale media. Waar ligt de grens tussen publiek en privé? Mogen sociale media gebruikt worden op het werk? Zo ja, hoe, waarom? Neem je risico’s of niet?

Sociale media

De ervaring leert ons dat je anno 2014 maar beter mee op de kar springt wat sociale media betreft. Je doet je bedrijf nog meer schade aan wanneer je niet actief bent op deze media. Je werknemers zijn ook actief op sociale media. Om alles in goede banen te leiden en problemen of schade aan je reputatie als bedrijf te voorkomen, wordt een social media policy aangeraden.

Sociale media is vaak het eerste waar rekruteerders naar grijpen om zich een beeld van de sollicitant te vormen. Toch kunnen maar zeer weinig werkgevers de persoonlijkheid van de sollicitant te raden door diens profielfoto op Facebook. Nuttig? Blijkbaar niet. Daarnaast mag een werkgever ook niet discrimineren op persoonlijke elementen wanneer zij geen betrekking hebben op de uit te voeren functie. Tijdens de tewerkstelling moeten er duidelijk regels zijn over wat mag of niet mag gepubliceerd worden. Ook kan te veel informatie van je werknemers op sociale media tot ontslag om dwingende redenen leiden. Denk maar aan werkverzuim of je werkgever uitschelden.

Wanneer je een social media policy uitwerkt, moet je wel een verschil maken tussen een policy of richtlijnen. Een policy is afdwingbaar en officieel en omvat ook HR-gerelateerde zaken. Richtlijnen zijn suggesties en heeft meer als doel je werknemers te motiveren en inspireren. Het spreekt voor zich dat het laatste ook positiever is.

Wie draagt bij tot de policy? De marketing manager is natuurlijk in de eerste plaats de aangewezen persoon hiervoor. Zij zijn immers degenen die de reputatie van het bedrijf in de gaten houden en kunnen via de policy wat meer controle uitoefenen op wat er gezegd wordt. Toch wordt vaak de HR-afdeling bij dit proces betrokken. Je kan ook input vragen van het management team en de werknemers. Als je het helemaal af wil maken en de policy ook in het arbeidsreglement wil plaatsen, moet je hier ook met de vakbonden over discussiëren.

Waaruit bestaat en social media policy? Eerst en vooral geef je een inleiding over sociale media. Door hier meer uitleg over te geven creëer je een referentiekader. Ook leg je best uit waarom het bedrijf sociale media wel of niet toelaat en waarom je een social media policy invoert. Veel bedrijven geven wel toegang tot sociale media, maar niet voor iedereen. Deze keuze zou afhankelijk zijn van de functie die men uitvoert. Ook hier is het handig dat je aangeeft wie wel of geen toegang heeft tot sociale media. Zo vermijd je verwarring. Daarbij moet je ook bepalen wie de woordvoerder wordt op je sociale media. Werknemers zijn ambassadeurs, maar je moet er ook op toezien dat je derde partijen zoals klanten e.d. niet negeert. Door je werknemers te voorzien met disclaimers, voorkom je dat zij in naam van het bedrijf communiceren. Voorzichtig omspringen met gevoelige informatie is ook essentieel. Door frequent in te checken op Foursquare bij een klant geef je business aan je concurrent!

Bron afbeelding: http://www.techconnections.org/10-tips-creating-social-media-policy/

Uiteindelijk komt het erop neer je werknemers erop attent te maken hoe zij met social media en hun bedrijf moeten omgaan. Dankzij een social media policy – waar de werkennemers ook effectief van op de hoogte zijn en het ook ondertekend hebben – schep je orde en structuur en voorkom je schade aan je e-reputatie. Daarbij maak je van je werknemers ware ambassadeurs en verbeter je ook je reputatie online wanneer zij volgens de policy actief zijn op sociale media. Kortom, het was een boeiende workshop waar ook wij eens heel snel werk van zullen maken!